Policy antikorruption

Grundläggande för alla relationer med varuleverantörer, omkostnadsleverantörer inkl. konsulter, är att upphandlingar sker korrekt. Inom Martin & Servera genomför vi i regel upphandling med flera jämbördiga aktörer för att finna den leverantör som bäst motsvarar våra krav, särskilt vid betydande ekonomisk värde för företaget. Valet av leverantör görs alltid utifrån företagets bästa. Sverige har en sträng mutlagstiftning, som omfattar både den offentliga och den privata sektorn. En förmån från leverantörsledet kan, om den accepteras, leda till att mottagaren begår en brottslig handling, dvs. tagande av muta. Även den som ger gåvan eller förmånen kan göra sig skyldig till brott, dvs. givande av muta. Dessa så kallade korruptionsbrott prioriteras förhållandevis högt av de rättsvårdande myndigheterna och då inte bara inom stat och kommun, utan i allt högre grad även inom det privata näringslivet. Korruptionsbrott har också ett högt uppmärksamhetsvärde hos nyhetsmedia.

Riskanalys

Det är i relationen till kund, varuleverantör och omkostnadsleverantör korruption kan uppstå. Försäljning, sortiment & inköp, logistik och IT är därför de funktioner där störst risk finns.

Förmåner

Policyn omfattar alla slags gåvor, belöningar och andra förmåner. Även förmåner utan ekonomiskt värde kan omfattas. Det kan t ex vara frågan om ett medlemskap i en exklusiv klubb, en prestigefylld utmärkelse eller en förmån som utan att ha ett ekonomiskt värde är personligt värdefull för mottagaren (t ex affektionsvärde).

Lämnande av förmåner

Offentlig verksamhet

Det är förbjudet att lämna, utlova eller erbjuda en förmån till den som utövar myndighet eller beslutar om offentlig upphandling. Förmånen behöver inte lämnas till den som ska besluta om myndighetsutövningen eller den offentliga upphandlingen för att vara otillåten. Förmånen kan även riktas till någon annan, t ex mottagarens närstående. Om förmånen riktas till den som har ett indirekt inflytande på beslutet genom att förbereda eller föredra ärendet i syfte att han eller hon ska påverka beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling kan förfarandet vara straffbart som handel med inflytande. Vid inbjudan av offentliga kunder till evenemang ska det tydligt framgå av inbjudan att vi förutsätter att inbjudan stäms av mot kundens egen antikorruptionspolicy.

Privat verksamhet

Det är tillåtet att lämna, utlova eller erbjuda en förmån till anställda eller uppdrags-tagare i ett privatägt företag om:

1. a) det sker öppet,
2. b) förmånen är måttfull och
3. c) förmånen inte heller i övrigt är sådan att den kan anses vara beteendepåverkande, dvs. påverkar eller riskerar att påverka mottagarens beslut eller sätt att fullgöra sina arbetsuppgifter.

Kravet på öppenhet innebär att en förmån normalt ska riktas direkt till det andra företaget, vara godkänd av det företaget eller vara förenlig med det företagets etablerade policy i fråga om förmåner. Kravet på måttfullhet innebär att förmånen inte får framstå som beteendepåverkande för mottagaren.

Förmånens ekonomiska eller personliga värde ska alltså ställas i relation till den anställdes integritetskänslighet och personliga påverkbarhet, varvid faktorer som befogenhet, befattning, arbetsuppgifter, ålder och erfarenhet kan utgöra en del av den helhetsbedömning som ska göras. Vad som är måttfullt eller inte måttfullt är alltså beroende av såväl givaren som mottagaren. Det är vidare beroende av företag och bransch.

Lokala seder och bruk får också beaktas vid bedömningen av vad som är måttfullt. Om flera förmåner erbjuds till en och samma anställd eller uppdragstagare ska dessa förmåner bedömas i ett sammanhang. En förmån som i sig är måttfull är alltså inte måttfull om den tillsammans med andra förmåner riktade till samma mottagare ökar risken för att mottagaren ska påverkas i sitt arbete eller uppdrag.

Evenemang riktar sig i allmänhet till många och generellt sett är det mindre risk för att erbjudandet ska betraktas som otillåtet om det riktas till flertalet personer i det andra företaget än om motsvarande erbjudande riktas till en begränsad krets. Ett evenemang, som riktar sig till en större krets av personer och är till nytta i tjänsten för den som deltar i evenemanget samt i övrigt inte framstår som extravagant, är alltså i normalfallet tillåtet.

Varningsflaggor, iaktta särskild försiktighet om:

• förmånen har ett högt värde eller ges frekvent
• den anställde eller uppdragstagaren erbjuds varor eller tjänster som kan nyttjas privat
• förmånen i tiden sammanfaller med affärsförhandlingar med mottagarens arbets- eller uppdragsgivare
• förmånen (av evenemangskaraktär eller liknande) riktas till särskilt utvalda personer
• förmånen inte är känd för mottagarens chef
• förmånen initieras av mottagaren
• förmånen avviker från vedertagna umgängesformer inom näringslivet
• förmånen också innefattar inbjudan av medföljande t ex anhörig eller vän

Det är otillåtet att lämna, utlova eller erbjuda en förmån till anställda eller uppdragstagare i ett annat företag om förmånen avser:

• penninggåva, presentkort och liknande som är att jämställa med kontanter
• penninglån, ställande av säkerhet (borgensåtagande), eftergift av fordring, amortering, ränta och liknande på villkor som inte är marknadsmässiga,
• arbete hos mottagaren eller leverans av varor eller tjänst för privat ändamål och på villkor som inte är marknadsmässiga
• något som är förenat med villkor om motprestation och inte är godkänt av mottagarens arbets- eller uppdragsgivare
• dold provision till anställd eller uppdragstagare (dvs. annan än företaget)
• förfogande över fordon, båt, fritidsbostad eller liknande för privat bruk
• helt eller delvis betald nöjes- eller semesterresa
• erbjudande som ses som allmänt oetiskt t ex besök på porrklubb

De förmåner som anges i ovan punkt är förmåner som i sig är otillåtna. Någon särskild bedömning om tillåtligheten behöver därför inte göras. Uppräkningen är inte uttömmande. De etiska skäl som ligger bakom förbudet för de uppräknade förmånerna kan göra sig gällande avseende andra liknande förmåner. En bedömning får göras från fall till fall.

Givetvis finns det legitima förmåner inom ramen för vad man kan kalla "normalt affärsumgänge". Det kan t ex vara:

• enstaka arbetsmåltider av vardaglig karaktär, maxbelopp 1500 SEK per person. Vid högre summor krävs godkännande av försäljningsdirektören.
• måttfull uppvaktning på jämna födelsedagar, andra bemärkelsedagar eller vid sjukdom
• prydnadsföremål och varuprover som saknar nämnvärt marknadsvärde och jämförliga måttfulla minnesgåvor till gäster, t ex vid företagsjubileer och liknande

Ovanstående kan accepteras under förutsättning att förmånen har begränsat värde.

Kundresor

I de fall vi bjuder in kunder till aktiviter som innebär resor och övernattning är huvudregeln att de posterna bekostas av kunden själv. Om skäl finns att göra avsteg ska det godkännas av försäljningsdirektören.

Mottagande av förmåner

Vad som sagts i denna policy om möjligheter att lämna förmåner gäller självklart även omvänt i fråga om vårt mottagande av förmåner. Medarbetare ska redovisa förmåner som riskerar att avvika från denna policy. Om en medarbetare bedömer att en erbjuden förmån kan vara otillåten, ska denne antingen avvisa den direkt eller- innan den tas emot- hänskjuta bedömningen till företagsledningen eller företrädare för denna. I oförutsedda eller plötsligt uppkomna situationer, där ett omedelbart avböjande av förmånen inte kan komma i fråga då det skulle kunna skada relationen mellan företagen, ska förmånen så snart omständigheterna tillåter redovisas för mottagarens arbets- eller uppdragsgivare för dennes kännedom och hantering.

Varuprov eller gåva?

Varuprov definieras som en produkt som är under diskussion i vårt sortiment och som överlämnas av representant, fabrikant eller annan leverantör. Avsikten med detta ska vara att berörd personal ska få tillfälle att prova produkten på arbetsplatsen för att dels kunna ta beslut huruvida den ska in i sortimentet, dels kunna lämna god varuinformation till våra kunder. Varuprover är inte att betrakta som personliga oavsett vad representanten säger. Varuprover är arbetsgivarens egendom. Produkt som inte uppfyller dessa grundläggande villkor är att betrakta som gåva.

Besök hos leverantör

Resor och övernattning bekostas av Martin & Servera.

Revision hos leverantör

När vi besöker leverantörer för att göra revision och måltider behöver intas under arbetets gång, kan leverantören få bjuda på en enkel arbetslunch om det är mest praktiskt. Om middag ska intas tillsammans med leverantören bör i de allra flesta fall Martin & Servera stå för hela kostnaden. I de fall kulturella skäl finns kan leverantören även bjuda på en enklare middag.

Utbildning och undertecknande av policyn

Berörda medarbetare i de funktioner som anges under rubriken riskanalys erhåller särskild genomgång i denna policy.

Berörda roller är:

Försäljningschef, affärschef, säljledare, utesäljare, KAM, affärsområdeschef, sortiments-och inköpschef, inköpschef EMV/import, roller med upphandlingsansvar inom logistik och IT samt medlemmar i företagsledningen. Medarbetare som innehar dessa tjänster ska därutöver årligen underteckna att man har tagit del av policyn. Övriga medarbetare får övergripande information via intranätet. Nyanställda medarbetare får information via introduktionsutbildningen.